Vēstuļu sapludināšana

Vēstuļu sapludināšana efektīvi taupa laiku, samazina neuzmanības kļūdas, dramatiski paātrinātu līdzīgu dokumentu sagatavošanas procesu un veido datu bāzi dokumentiem, kuriem atšķiras vien daļa no teksta, piemēram, adresāts un ar to saistītā informācija. Vēstuļu sapludināšanas funkciju var izmantot līguma, ielūguma, sertifikātu un līdzīgi tipveida dokumenti, kuros ir pamata, nemainīgā teksta bāze un teksta mainīgā, individuālā daļa.

Lai izmantotu vēstuļu sapludināšanas priekšrocības ir jāizveido nepieciešamais dokuments jeb forma teksta redaktorā, kurā ir nemainīgā daļa un tajā definē mainīgā teksta vietas. Skat attēls zemāk, kur dzeltenā krāsā izcelta teksta mainīgā daļa.

Atsevišķi ir jāsagatavo fails, datu bāze, kurā atrodams dokumenta mainīgais, unikālais teksts, piemēram vārds, uzvārds, amats, adrese un cita kontaktinformācija, personas kods, līguma numurs, apmaksas noteikumi, datumi un cita specifiski dokumenta mainīgā informācija. Skat attēls:

Kad šie faili ir izveidoti, tad atliek tikai sasaistīt teksta redaktora mainīgos laukus ar informāciju, piemēram, Excel tabulā.

Vēstuļu sapludināšanu vieglāk saprast uz konkrēta piemēra, kuru var lejuplādēt šeit. Vēstuļu sapludināšanas funkcionalitāte atbilstoši ofisa programmas versijai mazliet atšķirties.

Teksta redaktorā pie sadaļas „Mailings” ir opcija „Select Recipients”, kur var izvēlēties „Use existing list...” un norādīt uz konkrēto Excel failu, konkrēto lapu (Sheet), kur atrodas teksta mainīgā daļa.

Papildus informāciju var meklēt internetā pēc atslēgas vārdiem „mail merge”. Arī YouTube resursos ir atrodami dažādi video, kur uzskatāmi tiek demonstrēta „vēstuļu sapludināšana”.

Biroja lietojuma programmas var apgūt dažādos kursos, par piemēru, Baltijas datoru akadēmijas organizētajos http://bda.lv

Apstrādājot personu datus, jāraugās, lai tiktu ievērotas General Data Protection Regulation (GDPR) fizisko personu datu aizsardzības likuma prasības, kuru uzrauga Datu valsts inspekcija.